سازماندهی کارآمد فایل‌ها و پوشه‌ها
مقدمه
یکی از مهمترین مهارت‌های شخصی در فرایند مدیریت داده‌های پژوهشی، توانایی سازماندهی و نام‌گذاری کارآمد فایل‌ها و فولدرها ست که می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر توانایی شما برای مکان‌یابی و درک محتوای آن‌ها داشته باشد. از این رو در این مطلب روش‌هایی که موجب افزایش بهره‌وری در مدیریت فایل‌ها و پوشه‌های مرتبط با پروژه‌های پژوهشی می‌شود خواهیم پرداخت.
در نام‌گذاری و سازماندهی فایل‌ها و پوشه‌ها مهمترین نکته آن است که استراتژی شما در مدیریت فایل‌ها (1) خود توصیفگر باشد و (2) همیشه به آن پایبند باشید. از این رو توصیه می‌شود یک راهبرد مدون برای مدیریت فایل‌ها داشته باشید و آن را با همه اعضای تیم خود به اشتراک گذاشته و خود را مقید به رعایت مفاد آن کنید. در ادامه به نکاتی که باید در تدوین راهبرد مدیریت فایل‌های خود به آن توجه کنید می‌پردازیم.
نام‌گذاری فایل‌ها
متغییرهایی که می‌توان در هنگام نام‌گذاری فایل‌ها مورد توجه قرار داد عبارتند از:
- نام پروژه یا شکل مخفف آن
- اسامی مکان یا مختصات جغرافیایی آن
- نام پژوهشگر یا شکل مخفف آن
- تاریخ یا بازه تاریخی پروژه
- نوع داده
- شرایط استفاده
- ورژن
- و سایر ویژگی‌ها متناسب با نوع داده شما
با استفاده از متغییرهای فوق برای نام‌گذاری فایل‌های پروژه‌های خود یک فرمت استاندارد تدوین کنید و آن را با سایر همکاران خود به اشتراک بگذارید. سایر نکاتی که باید در تدوین این استاندارد مورد توجه قرار گیرند عبارتند از:
- نام‌ها ترجیحا کمتر از 25 کاراکتر باشند.
- از کاراکترهای فارسی برای نام‌گذاری استفاده نکنید.
- از کاراکترهای خاص نظیر @، #، & در نام‌گذاری اجتناب کنید. شیوه نمایش این کاراکترها در پلتفرم‌های مختلف می‌تواند متفاوت باشد. به عنوان مثال کاراکتر "&" در نام‌گذاری آدرس صفحات وب به "&" تغییر شکل می‌دهد. برای مشاهده لیست کارکترهایی که باید در نام‌گذاری از آن‌ها اجتناب کرد به این لینک مراجعه کنید.
- از کاراکتر فاصله (اسپیس) استفاده نکنید. به جای کاراکتر فاصله میتوانید از شیوه نگارش ماری با استفاده از کاراکتر زیرخط (_) یا شیوه نگارش شتری بهره بگیرید.
- مثال: به جای Teh Climate Data 20220216.csv میتوانید از شیوه‌های زیر بهره بگیرید:
- TehClimateData20220216.csv
- Teh_Climate_Data_20220216.csv
- مثال: به جای Teh Climate Data 20220216.csv میتوانید از شیوه‌های زیر بهره بگیرید:
- از کاراکتر نقطه (.) بجز قبل از فرمت فایل استفاده نکنید. Teh.Climate.Data.20220216.csv
- در نگارش تاریخ از فرمت ISO 8601 استفاده کنید. مثال:
- برای نگارش روز ماه سال (YYYYMMDD): 20220216
- برای نگارش ماه سال (YYYYMM): 202202
- برای نگارش سال (YYYY): 2022
- برای سایر شیوه‌های نگارش تاریخ به صفحه ویکیپدیای ISO 8601 مراجعه کنید.
کنترل ورژن
فرایند مدیریت و ثبت تغییرات فایل‌ها را کنترل ورژن (کنترل نسخه) می‌گویند. کنترل ورژن می‌تواند به صورت نرم‌افزاری (با استفاده از ابزارهایی مانند گیت‌هاب، آموزش ویدیویی گیت‌هاب) و یا به صورت دستی انجام شود. در کنترل ورژن به صورت دستی لازم است یک شیوه‌نامه مدون برای ثبت ورژن‌ها داشته باشید و به آن پایبند باشید. برای کنترل ورژن‌ها به صورت دستی کافیست در شیوه‌نامه خود گام‌های زیر را در نظر داشته باشید:
- تغییرات فایل را روی نسخه قدیمی Save نکنید. بلکه با استفاده از گزینه Save as، یک نسخه جدید از فایل ایجاد کنید.
- تاریخ یا شماره ورژن را به انتهای نام فایل اضافه کنید.
- در صورت امکان در یک فایل Changelog یا Version History، تغییرات صورت گرفته در هر ورژن نسبت به نسخه قبلی را ثبت کنید.
برای یادگیری نکات بیشتر در مورد کنترل ورژن به صورت دستی به راهنمای کنترل ورژن سایت UK Data Service مراجعه کنید.
جمع‌بندی
یکی از مهمترین فعالیت‌ها در فرایند مدیریت داده‌های پژوهشی، سازماندهی و مدیریت فایل‌ها و فولدرهاست. لازم است پژوهشگران با استفاده از نکات مطرح شده در این مطلب، یک شیوه‌نامه برای خود طراحی و با همکاران خود به اشتراک گذاشته و به استفاده از این شیوه‌نامه پایبند باشند.
منبع
- Research Data Management: File Organization, Simmons University LibGuides (Last Updated: Nov 8, 2021)
